現代ではハンコを使う機会が減ってきていますが、公的な書類に「署名捺印」「記名押印」が必要とされることもまだまだあります。
今回は記名と署名の違い、押印と捺印の区別やそれぞれの法的な効力について解説します。また、委任状を作成する際には、手書きが求められるのか、パソコンで作成しても良いのかもご説明しますので、是非お役立てくださいね。
記名・署名と押印・捺印の基本ルール
署名と記名、押印と捺印は似た行為ですが、一般によく見られるのは「記名押印」と「署名捺印」の組み合わせです。ただし、ビジネスの文書に「記名捺印」という形で用いられることもあり、これも正しい方法の一つです。
【署名捺印】
氏名や会社名を自筆で書き、印鑑を押します。
【記名押印・記名捺印】
氏名や会社名を書き（手書きでも印刷でもスタンプでも可）、印鑑を押します。
署名と記名の法的な違いとそれぞれの効力
署名と記名、押印と捺印には、それぞれ特有の違いがあります。これらの違いを明確にしてみましょう。
署名と記名の違い
署名と記名では、どちらも氏名や会社名を明記しますが、記入方法に違いが存在します。
【署名】
氏名や会社名を自筆で記入します。これは自署、直筆、手書きと同じ意味を持ちます。
【記名】
氏名や会社名を印刷、スタンプ、代筆などで表記する方法で、記入方法は限定されません。
署名は自分自身で書く必要があり、記名はそうでない場合が多いです。この違いから、法的効力では署名がより強いとされます。
なぜ署名の法的効力が記名を上回るのか
署名と記名は、書面に対する合意の証として用いられますが、法的効力には大きな違いがあります。一般に認められる効力の順序は、「署名捺印」が最も高く、「署名」、「記名押印」、「記名」と続きます。
自筆の「署名」に高い効力があるのは、それが本人の意志を直接表しているとみなされるからです。自筆の署名は筆跡鑑定によって本人のものであることが証明されるため、合意の証拠として高い価値を持ちます。
一方で、印刷やゴム印による記名は、他人が作成する可能性もあり、本人の明確な合意とはみなされにくいため、証拠力が低く評価されます。
特に会社の文書では「記名捺印」が一般的ですが、これは代表取締役が毎回自筆で署名するのが現実的でないためです。通常、代表取締役の意思を示すためには、会社実印や代表者印が用いられます。
個人の場合でも、特に重要な書類には「署名捺印」が必要とされることが多く、時には署名だけで足りることもありますが、依然として重要書類には捺印が求められることがあります。
文化的背景として、日本や中国などアジアの国々では一般的に印鑑が用いられるのに対し、欧米では主に署名（サイン）が用いられます。
署名と記名押印の選択肢：文書による同意の方法
文書によっては、「記名押印に代わって自筆の署名が可能」と記されていることがあります。「自署または記名押印」という表現も使われることがありますが、これらは同じ意味です。つまり、記名押印か自筆の署名のどちらかで同意を示すことができるということです。
記名押印
氏名や会社名を印刷、スタンプ、代筆などで記し、印鑑を押す方法です。
署名
氏名を自筆（直筆/手書き）で記入する方法です。
法的効力の面から見ると、署名の方が記名押印よりも高いため、署名があれば印鑑は不要とされることが多いです。
署名とハンコ
「記名押印」を選択する場合、氏名欄の隣には通常印マークが記されています。しかし、直筆で署名をした場合は、ハンコは必要なく、印マークの位置はそのままで問題ありません。もちろん、ハンコを使用しても構いません。
公的機関では、運転免許証やマイナンバーカード、保険証などを提示することで本人確認が行われ、これにより署名が本人によるものであると認証されます。
印鑑を使う際の「捺印」と「押印」の区別
捺印と押印は、どちらも印鑑を使用する行為ですが、一般的には同じ意味で用いられることが多いです。
捺印とは？
「捺印」という用語はもともと「署名捺印」から来ており、これが時間を経て単に「捺印」と呼ばれるようになりました。この言葉は、自筆の署名と一緒に印鑑を押す際に使用されます。しかし、特定の文脈では、単に「印鑑を押す行為」全般を指すこともあります。例えば、ビジネス契約などで特定の権限を持つ人だけが押すことができる印鑑の使用などがそれに該当します。
押印とは？
「押印」という用語も、「記名押印」が省略された形です。これは、印刷や代筆、ゴム印、スタンプなどで記載された氏名、または氏名が不要な箇所に印鑑を押す行為を指します。
捺印と押印は時に曖昧に感じられることもありますが、基本的にはどちらも「ハンコを押す」という行為に変わりはありません。そのため、この違いについて深く悩む必要はありません。
委任状の署名、直筆は必要？—法的な基準と実際の取り扱い
住民票の取得など、代理人を介して手続きを行う際には委任状が必要ですが、同居している家族にはその必要がありません。ただ、別世帯に住む家族の場合は委任状が必要です。
委任状に直筆で署名する必要があるかどうかは、その内容や提出先によって異なります。通常、委任状は本人がパソコンで作成したり、手書きで記入したりすることが多く、その上で必要な情報（住所、氏名、生年月日など）は自筆で書き加え、押印します。しかし、場合によっては自治体や金融機関が自筆の委任状を求めることがあります。
法的な定めは特にないものの、トラブルを避け、確実な本人確認をするために自署が推奨されることが一般的です。自署は、本人の意思表示として非常に重要で、不正を防ぐための一助となります。
もし本人が署名できない状況であれば、別の人に代筆を依頼することも一つの方法です。ただし、自治体によって委任状の取り扱いに違いがあるため、事前に確認しておくことが大切です。
金融機関での手続きにおいても、大抵の場合は自署が求められます。これは各機関のルールに基づいたもので、法的な理由を持ち出しても書類が受理されないことには変わりません。手続きにかかる時間短縮の為にも、あらかじめ確認するなどしてルールに従うようにしましょう。
まとめ
日本では長らくハンコが文書の信頼の証とされてきましたが、最近では署名の法的効力を重視する動きが広がり、押印が不要とされる場面が増えています。特に、「ハンコレス」や「脱ハンコ」の取り組みが進み、署名だけで手続きが済むようになってきているのです。
それでも、戸籍のように特に重要な文書には、今でも署名とともに捺印が求められることがあります。このようなケースでは、どのような書類が必要か、二度手間にならないよう、提出先にぜひ一度ご確認くださいね。
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